Fachartikel

Die Vernichtung digital archivierter Unterlagen insbesondere von Eingangsrechnungen

Belege in den Aktenvernichter? BMD DMS schafft die Voraussetzungen dafür!

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen sieben Jahre hindurch aufzubewahren.
Belege können entweder

• in Papierform (Schriftstücke) oder
• mittels optischer Archivierungssysteme oder
• in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

Es besteht die Verpflichtung zur Verfügungstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw. zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben - soweit der diesbezüglich relevante Inhalt von §132 Bundesabgabenordnung.

Somit sollte eigentlich alles klar sein. Ist es aber nicht, weil man hinter einfach zu befolgenden Regelungen immer einen Pferdefuß vermutet. Manchmal zu recht, manchmal zu unrecht - es kommt nämlich - wie immer - darauf an.

Wie die elektronische Aufbewahrung zu geschehen hat, wird nicht detailliert beschrieben. Der ordentliche Kaufmann kümmert sich mit der notwendigen Sorgfalt darum
… sofern die elektronisch aufbewahrten Daten im Nachhinein nicht verändert werden können – (UstRichtlinien Randziffer1566 siehe unten ). Hier ist der Wunsch Vater des Gedankens. In der Praxis reicht es aus, wenn die Daten in einem professionellen System aufbewahrt werden oder auf Datenträgern zur Verfügung stehen, die sicher verwahrt werden. Ein IT-Sicherheits- und Risikomanagement stellt eine Grundvoraussetzung für alle automatisierten Anwendungen dar.
Technisch werden Veränderungen immer möglich sein, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen könnte zum Beispiel durch das Anbringen von elektronischen Signaturen sichergestellt werden, ist aber so nicht vorgegeben. Für die Verwaltung sind Veränderungen, jedenfalls einseitige Veränderungen bei Verdacht insofern nachprüfbar, als auch der Ersteller der Rechnung diese als Zweit-, Durch- oder Gleichschrift aufbewahrt.
Von Bedeutung sind die Unterlagen insbesondere, da die elektronisch vorliegende ursprünglich Eingangsrechnung auf Papier den verbindlichen Hinweis gibt, dass eine Urkunde vorhanden war, welche die materiell rechtliche Voraussetzung für den Vorsteuerabzug darstellt.
Selbstverständlich können die ursprünglichen Papierbelege ab dem Zeitpunkt des Vorliegens einer Datei vernichtet werden. Die Regelung wäre ja sonst überhaupt nicht notwendig.
Zu beachten wird sein, dass es Belege gibt, welche man aus verschiedenen Gründen nicht sofort oder überhaupt nicht dem Reißwolf zuführen wird. Dazu zählen zum Beispiel zu erwartende Rechtsstreitigkeiten oder Unterlagen welche einen Zollstempel tragen. In Deutschland gibt es diesbezüglich auch konkret formulierte Einschränkungen siehe unten deren sinngemäße Anwendung zielführend erscheint.
Es gibt laufend Anfragen und Diskussionen zur Art der elektronischen Aufbewahrung. Auch wird immer wieder betont, dass eine Datei, welche eine eingescannte Rechnung enthält, in Farbe mehr Speicherplatz benötigt als in monochromer Darstellung.
Unabhängig davon, dass heute Speicherplatz nicht mehr das Problem schlechthin darstellt, ist festzuhalten, dass sich seit den Zeiten der Microverfilmung diesbezüglich die BAO nicht verändert hat. Somit kann Farbe in der dzt. Fassung kein Thema sein.
Welches Medium verwendet wird und wie lange dieses Medium sicher Daten bewahren kann, liegt auch in der Verantwortung des ordentlichen Kaufmannes.
Somit kann zusammenfassend festgehalten werden, dass die Bundesabgabenordnung eine zeitgemäße, sichere und kostengünstige ausschließlich elektronische Aufbewahrung zulässt. Wie im Einzelfall diese Umsetzung auszusehen hat, wird nicht normiert und das ist meines Erachtens auch gut so.

Hofrat Bernhard Kurz
Bundesministerium für Finanzen
Steuer- und Zollkoordination,
Risiko-, Informations- und Analysezentrum (RIA)
Brehmstraße 14, A-1110 Wien

zurück zur Liste   Drucken   Empfehlen