Fachartikel

BMDGhost

Seit Sommer 2007 wird BMDGhost in mehreren Steuerberatungskanzleien im Echtbetrieb getestet. Ab NTCS-Version 10.39 ist BMDGhost fixer Bestandteil der Leistungspalette von NTCS.

Gegenüber der ursprünglich für den Start geplanten Ein-Kanzleien-Version wurde bereits im ersten Auslieferungsstand auch für alle BMD-Kunden vorgesorgt, die mehrere Kanzleien in einer NTCS Datenbank verwalten.

Mit BMDGhost kann nunmehr direkt aus der Kundenverwaltung in BMD NTCS die Verwaltung der Vollmachten in FinanzOnline vorgenommen werden. Per Mausklick ermittelt BMDGhost den aktuell bei der Finanzverwaltung gespeicherten Status einer angemeldeten Vollmacht: Akteneinsicht gem. § 90a BAO, Steuervollmacht, Zustell- und Geldvollmacht sowie Beginn und Ende der Einbeziehung in die Quote.

Ghost Vollmacht

Sämtliche bei der Finanzverwaltung registrierten Zustelladressen der Kanzlei stehen in der Vollmachtsverwaltung zur Auswahl. Die Gegenüberstellung der in BMD NTCS gespeicherten Stammdaten mit dem aktuell ermittelten Vollmachtstatus der Finanzverwaltung in der neuen NTCS Bildschirmmaske erlaubt eine übersichtliche Auswahl der gewünschten Anpassungen bzw. Änderungen. Mit dem Befehl „Anmeldung durchführen“ wird der gewünschte Vollmachtstand im Hintergrund von BMDGhost hergestellt.

Die Funktion "Abgabenkonto FinOnline" wurde neu im Kundennavigator eingebaut. Ein Mausklick genügt und das Abgabenkonto des Mandanten wird von BMDGhost automatisch im Hintergrund aus FinanzOnline aktuell abgefragt und in NTCS angezeigt.

Ghost Navigator

Gleichzeitig wird der (auch per Mausklick aufrufbare) „Vollmachtspiegel" aktualisiert. Dieser zeigt den aktuellen Stand aller in NTCS verwalteten Mandanten der Kanzleien bei Bedarf auf dem Bildschirm an. Mit einem Blick ist ersichtlich, welche Vollmachten bei den jeweiligen Mandanten in FinanzOnline gespeichert sind; ebenso das Datum der zuletzt durchgeführten Abfrage des Abgabenkontos sowie der letzte abgefragte Saldo. Auch durch Anklicken des jeweiligen Eintrags im Vollmachtspiegel wird ebenfalls in Echtzeit das Abgabenkonto samt Saldo von BMDGhost ermittelt und in einem eigenen Fenster auf dem Bildschirm angezeigt. Die Verwaltung von Buchungsmitteilungen ist obsolet.

Ghost Büroverwaltung

BMDGhost verbucht vollautomatisch das Finanzamt-Verrechnungskonto in den mit BMD5.x geführten Finanzbuchhaltungen. Stellen Sie in NTCS ganz einfach das gewünschte Buchungsintervall ein. Monatlich, quartalsweise oder nur ein Mal pro Jahr ruft BMDGhost das Abgabenkonto des Klienten auf und verbucht dieses in der hinterlegten FIBU. Jeder beliebige Kontenplan kann (kanzleieinheitlich oder klientenspezifisch) verwendet werden. Damit bietet BMDGhost maximale Flexibilität.

Tagesaktuell werden alle in der Data Box eingelangten, behördlich zugestellten Bescheide ermittelt, und als PDF-Dokument im Dokumentenarchiv abgelegt. Der für den jeweiligen Mandanten zuständige Sachbearbeiter erhält gleichzeitig einen Eintrag in seiner Fristenliste. Diese komplett angelegte Frist enthält auch das (in der Databox vermerkte) Zustelldatum, das Vorwarndatum für die Erinnerung sowie das Ende der Rechtsmittelfrist laut Fristart.

BMDGhost liefert tagesaktuell alle Neuerungen und Änderungen wie diese im Firmenbuch eingetragen sind. Die Daten der in NTCS angelegten Kunden und Lieferanten werden täglich mit der Datenbank des Firmen Compass abgeglichen. Mitgliedern der Kammer der Wirtschaftstreuhänder ist dieses Service bereits bestens bekannt. BMDGhost führt auch diese Funktion völlig autonom und verlässlich durch. Auf Wunsch verspeichert BMDGhost den aktuellen Firmenbuchauszug gleich im Dokumentenarchiv der BMD NTCS Datenbank.

Täglich werden von BMDGhost alle neu eröffneten Insolvenzverfahren sowie die abgewiesenen Konkursanträge analysiert. Findet sich ein Gemeinschuldner unter den in der NTCS Datenbank gespeicherten Kunden oder Lieferanten, so wird von BMDGhost automatisch eine Warnung ausgegeben, selbstverständlich gleich mit dem vollständigen Auszug aus der Edikte-Datei des Justizministeriums. Eine spezielle Matching-Routine ist in der Lage die meisten Schreib- und Tippfehler in Namen von Gemeinschuldnern zu erkennen und dennoch korrekte Analysewerte zu präsentieren.

Ghost Aufgabenverwaltung