Praxisberichte

Praxisbericht Einführung BMD Software - SPL Powerlines

Praxisbericht

Die Firma SPL beschäftigt sich mit der Errichtung und Wartung von Bahnstrecken, sowohl im überregionalen als auch im innerstädtischen Bereich.

Ausgangssituation
Aufgrund einer organisatorischen Neuausrichtung des Unternehmens wurde eine Ablösung der bestehenden SAP-Lösung notwendig. Innerhalb weniger Wochen mussten dadurch die Bereiche Fibu, Kore, ERP und CRM auf BMD umgestellt werden.

Ziel
Unterbrechungsfreie Fortführung der operativen Tätigkeiten in den Kernbereichen. Optimierungen bei der Anpassung an die individuellen Bedürfnisse von SPL.

Entscheidung für BMD
Da in der Muttergesellschaft von SPL die Buchhaltung von BMD bereits seit mehreren Jahren mit Erfolg eingesetzt wurde, und BMD ein integriertes System mit den angeforderten Komponenten liefern und die Einführung innerhalb kürzester Zeit organisieren konnte.

Einführung ERP
Die Einführung der ERP hat sich in die Bereiche Stammdaten (in erster Linie Artikel), Auftragsabwicklung, Bestellwesen und ERKontrolle gegliedert. Für sämtliche Bereiche wurden die bestehenden Abläufe sowie gewünschte und notwendige Änderungen aufgenommen und dann im Programm eingestellt („customizing“). Nach der Abnahme der Abläufe von den jeweiligen Key-Usern wurden noch Feineinstellungen und diverse Nachbesserungen vorgenommen und dann der gesamten User-Gruppe vorgestellt und auch geschult. In fachlicher Hinsicht gab es aus dem Bereich Bestellwesen die Herausforderung, die gewünschte Verknüpfung mit der KORE herzustellen. Ziel war es dabei unter anderem, dass zum Zeitpunkt der Bestellungen in der KORE sofort die geplanten Kosten des Einkaufs auf der entsprechenden Kostenstelle dargestellt werden sollten. Eine der Herausforderungen im Bereich Verkauf war die Unterscheidung von umsatzwirksamen und nicht umsatzwirksamen Teilrechnungen.

In organisatorischer Hinsicht gab es ebenfalls zwei große Herausforderungen – zum einen den knapp bemessenen Zeitrahmen, der für die Implementierung zur Verfügung stand, zum anderen die Vielzahl der Mitarbeiter, die geschult werden mussten (ca. 50). Diese konnten jedoch durch einen straffen Zeitplan, durch eine optimale Koordination der verschiedenen Aufgaben durch das BMD-Projektmanagement und last but not least durch den uneingeschränkten Willen von SPL pragmatische Lösungen zu finden, bewältigt werden.

Einführung RWS
Im Rechnungswesen hatte die Datenübernahme der Projekte und der zugehörigen Projekt-Struktur die oberste Priorität. Unser Ziel war dabei nicht nur die bisherigen Auswertungen nachzubauen, sondern noch weiter an die Anforderungen der User anzupassen. Die Kaufleute benutzen den täglich aktualisierten Projektspiegel als Grundlage um Entscheidungen zu treffen - ob der Plan eingehalten werden kann oder ob Planwerte revidiert werden müssen, sie verfolgen die Auftragseingänge bis zur Realisierung der Umsätze und entscheiden auch darüber, ob (Teil-) Rechnungen gestellt werden sollen.

Die neue NTCS-Kostenrechnung hat sich dabei als ausreichend flexibles und sicheres Tool erwiesen. Natürlich wurden auch die Offenen Posten, der Kontenplan und die Eröffnungsbilanz von uns übernommen. Eine der Schwierigkeiten, die wir gemeistert haben lag darin, dass die Rechnungswesen- Abteilung für SPL Deutschland mit Sitz in Wien personell erst aufgestockt werden musste. Das bedeutete die weitgehende Auslagerung und Automatisierung von Aufgaben. So werden beispielsweise Eingangsrechnungen von den Projektkaufleuten in Deutschland fürs Dokumentenarchiv gescannt, auf die Projekte zugeordnet und verbucht. Die Arbeitszeit der Monteure und Projektkaufleute wird mittels BMDLeistungserfassung projektbezogen erfasst und somit die Personalkosten aber auch Geräte-Einsatzzeiten für die Kostenrechnung produktiviert. Durch diese und weitere Optimierungen mit BMD konnte gewissermaßen der Zeitdruck, der auf der gerade aufzubauenden Rechnungswesen-Abteilung lastete, minimiert werden und somit der Umstieg auf BMD zu einem gemeinsamen Erfolg werden.

SPL Powerlines GmbH & Co KG Siemensstrasse 92 1210 Wien www.spl.co.at

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