Kanzlei CRM

Kunden-Navigator

Mit dem Kunden-Navigator wird die Vision vom „Gläsernen Kunden", also dem alles umfassenden, jederzeit verfügbaren Kundenakt Wirklichkeit:

Alle Daten, die in irgendeinen Zusammenhang mit dem Kunden gebracht werden, können rasch und übersichtlich abgerufen werden.
Kundenstammdaten – ausführliche Übersicht (individuell einstellbar)
Telefonbuch – so finden Sie sofort jede Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse Ihres Kunden bzw. Ihrer Ansprechpartner
Chronik – Verwaltung von Notizen, Anmerkungen, Infos (z. B. besondere Vereinbarungen) zu einem bestimmten Kunden
Kontaktjournal – Sammlung und Strukturierung (beispielsweise nach Terminen, Telefonaten, Poststücken, etc.) sämtlicher Kontakte mit einem Kunden
Zuständigkeiten (welcher meiner Mitarbeiter ist für den Verkauf zuständig, …)
Kundenkalender (vergangene oder zukünftige Kundentermine, erledigte oder unerledigte Aufgaben)
Dokumente (aus- und eingegangene Schriftstücke, Notizen, Ausdrucke, Kontoblätter ...)
Kundenkonto, offene Posten

Hier findet die klassische Büroverwaltung statt: Termine, Aufgaben, Notizen, Telefonbuch, Kundenkontaktjournal für jeden Mitarbeiter, Seminar- und Veranstaltungsverwaltung, Ressourcenbibliothek für die Stabsstellen in Ihrer Büroorganisation.

Häufig verwendete Übersichten sind über die Symbolleiste oder die Schnellstartleiste per Knopfdruck verfügbar, die wesentlichsten Arbeitshilfen (Aufgaben, Termine) des Mitarbeiters sind im Mitarbeiterkalender zusammengefasst.

Telefonprotokoll

Das Telefonprotokoll ermöglicht die Erfassung von eingehenden und ausgehenden Telefonaten. Die komfortable Bedienung beinhaltet unter anderem die detaillierte Erfassung der Gesprächspartner und in einem eigenen Mitschriftbereich die genaue Registrierung der Anfrage (z. B.: Hardware-Anfrage), sowie die damit verbundene Tätigkeit (z. B.: Problemanalyse).

Sonderfunktionen

Im Telefonprotokoll werden automatisch die zuletzt geführten Telefonate mit dem Teilnehmer angezeigt.
Aus dem Telefonprotokoll ist eine problemlose Verzweigung in andere Programmteile möglich. So können Informationen zu diesem Kunden abgerufen werden, die für das Telefonat relevant sind (Kundenverwaltung, Terminkalender, …)
Aus dem Telefonprotokoll können E-Mails versandt werden. Sobald der Teilnehmer eingegeben wurde, wird seine E-Mail-Adresse angezeigt und eine E-Mail kann sofort zu diesem Telefonat versendet werden.
Während des Telefonats kann ein Rückruf erzeugt werden. Dieser wird bei dem Mitarbeiter, der den Rückruf tätigen soll, als Aufgabe angezeigt. Der zuständige Mitarbeiter kann dann direkt aus der Aufgabenverwaltung in das Telefonprotokoll verzweigen und den Anruf vornehmen.
Telefonbuch – Anlage eines individuellen, firmeninternen Telefonbuches
Teilnehmer-Übersicht: zeigt alle protokollierten Telefonate, die mit einer bestimmten Person oder Institution geführt wurden
Mitarbeiter-Übersicht: zeigt alle protokollierten Telefonate für einen bestimmten Mitarbeiter an

Terminkalender

Der Terminkalender enthält eine komplette Übersicht der täglich anfallenden Geschäfts- und Privattermine. Die Bearbeitung dieser Termine erfolgt nach Datum und Mitarbeiter.
Terminansichten - offen, erledigt, alle
Terminübersichten
- Wochenübersicht - alle Termine eines Mitarbeiters für eine bestimmte Woche
- Monatsübersicht - alle Termine eines Mitarbeiters für einen bestimmten Monat
- Gruppenübersicht - alle Termine mehrerer ausgewählter Mitarbeiter oder einer bestimmten, vordefinierten Mitarbeitergruppe, z. B. Support
Termindienstplan - perfekt für den Überblick über eine größere Gruppe von Mitarbeitern oder auch für die Urlaubs-/Zeitausgleich-Planung
Terminübersicht - alle Termine aller Mitarbeiter für einen bestimmten Tag

Spezialfunktionen

Verlauf eines Termins verfolgen
Intervall setzen
freien gemeinsamen Termin für mehrere Mitarbeiter suchen
dem Termin verschiedene Ressourcen (Equipment, Dienstwagen, Räumlichkeit) zuordnen
sobald ein Termin eines anderen Mitarbeiters bearbeitet wird (Eintrag, Änderung, Löschung), erhält dieser eine Benachrichtigung
Durch die Hinterlegung der Anfahrtsdauer in der Kundenverwaltung wird im Organizer für einen Termin die Abfahrtszeit automatisch berechnet und eingeplant.
Visualisierung von besonderen Termineigenschaften:
Um unmissverständlich auf einen Blick erkennen zu können, um welchen Termin es sich handelt, gibt es auch Symbole, die die Eigenschaft eines Termins erkennen lassen:
Automatische Synchronisation oder manuelle Outlook-Anbindung für den Import/Export von Terminen
Ressourcenverwaltung/Ressourcenverleih – für einen Termin notwendige Ressourcen (Räumlichkeiten, Technisches Equipment; Fahrzeuge, Bücher) werden automatisch verwaltet
Dokumente zuordnen
Termingenehmigung beantragen, Termine genehmigen z. B. für Urlaub

Aufgaben

Die Aufgaben sind das zentrale Workflow-Instrument im BMDCRM. Aufgaben entstehen automatisch durch den Posteingang oder das Telefonprotokoll bzw. können natürlich auch händisch erfasst werden.

Sie können Aufgaben ...

an andere Mitarbeiter delegieren
an andere Mitarbeiter verteilen
bearbeiten (erledigen ...)
als E-Mail versenden
„ausführen" (=Telefonprotokoll starten, Termin genehmigen)
mit der Outlook-Anbindung importieren bzw. exportieren

Sie können mit Aufgaben ...

Dokumente und andere Informationen durch Ihre Büroorganisation laufen lassen und dabei jederzeit nachvollziehen, wer wann was damit gemacht hat.
Kontrollieren, wie konsequent Ihre Mitarbeiter bei der Erledigung von Aufgaben sind
Termingenehmigungen (Urlaubs- und Zeitausgleichsbestätigung!) abwickeln

BMD Dokumentenmanagementsystem

BMD DMS – das elektronische Dokumentenarchiv bietet Ihnen die Möglichkeit, ein- und ausgehende Dokumente schnell und einfach zu verwalten, zu ordnen und wieder aufzufinden. Bearbeitungszustände, Versionsinformationen, Informationen über Dokumentenart und Poststatus sind graphisch dargestellt.

Dokumente, die in BMD DMS geführt werden, sind im BMDCRM an vielen Stellen ersichtlich und bearbeitbar (Postverwaltung, Terminverwaltung, Aufgaben, Kontaktjournal u. v. a. m.)

Mehrere kombinierbare Berechtigungssysteme verhindern den Zugriff nicht autorisierter Mitarbeiter auf „heikle" Dokumente.

Archivierung

Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen usw. werden vollautomatisch im jeweiligen Ordner abgelegt. Die Übergabe jedes BMD-Outputs in den Dokumentenordner zur Beschlagwortung ist ebenfalls direkt möglich. Fertige Steuererklärungen können Sie z. B. zukünftig direkt ins DMS übernehmen.
Eingescannte Dokumente werden einzeln oder im Stapel zur Beschlagwortung abgearbeitet.
Die Übergabe ausgehender Dokumente über Office-Produkte erfolgt direkt beim Abspeichern des Dokuments oder vollautomatisch über die BMD Standardbrieffunktion.
Sie können auch Mehrfachzuordnungen eines Dokuments zu verschiedenen Kunden oder Projekten durchführen.

Die Erfassungsmaske für die Beschlagwortung kann variabel definiert und auf die individuellen Erfordernisse eingestellt werden.

Direkt im DMS kann eine Vorschau eingeblendet werden – so sehen Sie schon gleich, ob Sie auch wirklich das richtige Dokument öffnen, versenden, etc.

Archivierung mit Vorschau

Das Sammelverzeichnis ist ein Ordner unter dem Dokumente, die für eine Archivierung anstehen, gesammelt werden. Beim Öffnen des Sammelverzeichnisses werden die Dokumente im BMD-Explorer aufgelistet. Aus dieser Übersicht ist es möglich die Dokumente zu starten und in das DMS zu übernehmen.

Integration

Ein wesentlicher Vorteil von BMD DMS liegt in seiner totalen Integration in die BMD-Software.
Beim Ansehen eines Kunden- oder Lieferanten-Kontos wird direkt in den elektronischen Ordner verzweigt, oder von der markierten Buchungszeile direkt eine im Ordner abgelegte Rechnung angezeigt. Der Originalbeleg ist sozusagen nur einen Mausklick oder Tastendruck von Ihnen entfernt.
An vielen Stellen des Programms verzweigt man direkt in die Dokumente des Kunden und mit sehr effizienten Suchmechanismen wird das gewünschte Dokument schnellstens gefunden.
Dokumente, die im Organizer mit Terminen oder Aufgaben verknüpft sind, können von überall aus unter Einhaltung des Berechtigungssystems angesehen, aufgerufen und bearbeitet werden.
Dokumente können mit mehreren Kunden verknüpft werden. Dokumente können untereinander verknüpft werden.
Dokumente aus MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) können direkt ins BMD DMS archiviert werden.
Mit der automatischen E-Mail-Archivierung können eingehende E-Mails nach beliebigen Regeln automatisch abgelegt werden. Der jeweilige Status, ob das E-Mail schon archiviert wurde oder nicht, ist jederzeit im Outlook ersichtlich.

Notebook

Dokumente können auf das Notebook exportiert werden, wenn Sie z. B. offline damit arbeiten möchten oder einen Klienten besuchen. Die Schriftstücke werden in einem beliebigen Verzeichnis mit einem sprechenden Namen abgelegt, so dass Sie auch auf dem externen System Ihre Dokumente schnell und einfach wiederfinden. Wieder in der Firma angelangt, können Sie die beim Kunden oder Lieferanten veränderten Dokumente wieder ins BMD DMS aktualisieren.

Internet, E-Mail

Einzelne oder mehrere Dokumente können direkt aus dem DMS als Attachement per E-Mail versendet werden. Das ist unabhängig von Ihrem E-Mail-Programm. . Zusätzlich ist auch ein Passwortschutz möglich, sodass das Dokument nur von autorisierten Empfängern geöffnet werden kann

Dokumente können durch Angabe eines ftp-Pfades als Kopie im Internet oder Intranet veröffentlicht werden.
Dokumente können aus mehreren E-Mail-Programmen direkt archiviert werden (Direktanbindung aus MSOutlook, Verschieben und Archivierung über Vorschau aus MSOutlook Express, Abspeichern als RTF und Archivierung aus Groupwise)

Ablagestruktur und Suche

Dokumente können nach vielfältigen Kriterien abgelegt und gesucht werden: z. B.: Kunden, Mitarbeiter, Kategorien, Projekte, Institutionen, Schlagwörter, etc.
Zur Beschlagwortung stehen außerdem zur Verfügung: Hauptkategorien, Kategorien, Schlagwörter, Betreff, Bezugsjahr und –Monat, Sachbearbeiter, etc.
Daneben stehen zum Auffinden von Dokumenten eine spezielle Schlagwortsuche, eine Volltextsuche mit wahlweise Vorfilterung der Dokumente sowie natürlich alle mehrfach kombinierbaren Standardsuch- und Filterfunktionen von BMDNTCS zur Verfügung
Kennzeichnen von Ordnern durch ausführliche Notizen und Chroniken, damit Ihre Anwender die nötigen Hinweise auf das Ablagesystem haben und die nötige Ordnung halten können.
Kennzeichnen von Ordnern und/oder Dokumenten über Farbcode um besondere raschen, intuitiven Zugriff auf Dokumente mit bestimmten Eigenschaften zu ermöglichen.